A/ Základní informace:
1. DOMOV NA STŘÍBRNÉM VRCHU Rokytnice v Orlických horách /dále jen zařízení/ je správcem i zpracovatelem osobních údajů v oblasti:
a. personální a mzdové agendy
b. dárců, sponzorů (fyzických a právnických osob)
c. dokumentace klientů a zájemců o službu
d. další dokumentace

2. V oblasti personální a mzdové agendy jsou údaje zpracovávány interně i externě v souladu s obecně závaznými mzdovými a ekonomickými předpisy, jedná se o osobní údaje o pracovnících, zaměstnancích a dobrovolnících v zařízení.
V oblasti dárců, sponzorů (fyzických a právnických osob) jsou údaje zpracovávány a vedeny pro potřeby potvrzení darů a poděkování dárcům, jedná se o vedení osobních údajů.
V oblasti dokumentace údajů o klientech jsou údaje zpracovávány o klientech zařízení, jedná se o zvláštní kategorii osobních údajů, které jsou dále používány v rámci všech systémů při řešení nepříznivé sociální situace klienta, ke statistickému zpracování, atd. Ke zpracovávání, vedení a uchovávání osobních údajů má zařízení zákonný účel uvedený v čl. 6 odstavec 1 písmena d) a f), popř. b) GDPR.

V oblasti další dokumentace jsou založeny informace o stížnostech klientů či opatrovníků a dalších osob, záznamy z řešení nestandardních a mimořádných situací, záznamy řešení škodních událostí škodní a likvidační komisí, záznamy o použití restriktivních opatření, denní hlášení a další formy předávání informací, atd.
Tyto dokumenty jsou uloženy odděleně vždy v samostatné složce a uloženy u pracovníka, který je agendou pověřen.

3. Dokumentace s osobními údaji jsou skartovány v souladu se Spisovým a skartačním řádem DOMOVA NA STŘÍBRNÉM VRCHU Rokytnice v Orlických horách.

4. Údaje které jsou zpracovávány v souladu s legislativními normami, mohou být sdělovány ostatním subjektům pouze na základě obecně závazných právních předpisů a v souladu s čl. 6 odstavec 1 písmena d) a f), popř. b) GDPR .

5. DOMOV NA STŘÍBRNÉM VRCHU Rokytnice v Orlických horách při plnění účelu svého zřízení pracuje zejména s těmito oblastmi informací a údajů:

• název a účel (cíl) poskytované sociální služby
• účel, k němuž mají být osobní údaje klientů této služby zpracovávány
• zda se jedná o zpracovávání osobních údajů, zvláštní kategorie osobních údajů či obojího
• kategorie subjektů údajů a osobních údajů, které se těchto subjektů týkají (t.j. o jakou skupinu klientů jde a jaké údaje o ní budou zpracovány)
• zdroje osobních údajů
• zda je ke zpracovávaným osobním údajům a zvláštní kategorii osobních údajů zákonný důvod vyplývající z čl. 6 GDPR či je třeba souhlas klienta a jakým způsobem je toho dosaženo
• zda má zařízení při poskytování služby, při níž jsou zpracovávány osobní údaje či zvláštní kategorie osobních údajů písemnou informační povinnost vůči klientům a jakým způsobem je toho dosaženo
• prostředky a popis způsobu zpracování osobních údajů včetně stanovení odpovědných osob (pracovních funkcí), které budou u správce nebo zpracovatele osobní údaje zpracovávat a podmínek a rozsahu tohoto zpracovávání, pokud správce pověří zpracovatele zpracováním osobních údajů, bude přílohou tohoto předpisu kopie aktuální smlouvy se zpracovatelem
• místo nebo místa zpracování osobních údajů, jsou-li odlišná od adresy DOMOVA NA STŘÍBRNÉM VRCHU Rokytnice v Orlických horách.
• doba, po kterou budou osobní údaje shromažďovány a uchovávány
• způsob likvidace osobních údajů po uplynutí této doby
• způsob zabezpečení osobních údajů (neuvádět písemně místo úschovy)
• příjemce nebo kategorie příjemců, kterým uvedené osobní údaje mohou být zpřístupněny či sdělovány
• propojení na jiné správce nebo zpracovatele
• předpokládané přenosy osobních údajů do jiných států

Při vedení zvláštní kategorie osobních údajů je zajištěna přiměřená ochrana objektu, kde se údaje uchovávají a druh zabezpečení písemných a elektronických údajů.

6. Povinností zařízení je seznámit všechny své zaměstnance, správce a jiné osoby, které zpracovávají osobní údaje v souvislosti s její činností s povinnostmi s odpovědností, kterou nesou v případě jejich porušení.
Kompletní dokument včetně příloh je možné shlédnout na vyžádání přímo v zařízení u ředitelky nebo vedoucí hospodářského úseku.